Wenn große internationale Teams eines

Unternehmens effektiv zusammenarbeiten sollen, muss

die Koordination exakt stimmen. Die verlässliche

Einsatzplanung aller Teammitglieder und die gerechte

Verteilung und genaue Abrechnung von restlichen

Urlaubsansprüchen ist dabei nicht selten ein

organisatorisches Meisterwerk. Besonders in großen

Unternehmensstrukturen mit unzähligen

Niederlassungen in aller Welt ist es trotz modernster

Anwendungen rund um das Personalmanagement

eine Herausforderung, den Überblick über sämtliche

Mitarbeitereinsatzpläne zu behalten und den

Ansprüchen an eine transparente Bilanzierung von

Urlaubsrückstellungen Rechnung zu tragen. Aus

diesem Grund war es das erklärte Ziel der Abteilung

Personalabrechnung von Sun Microsystems

Deutschland GmbH, die Abwicklung und Kontrolle von

Urlauben, Dienstreisen, Krankheitsausfällen oder

Freizeitausgleichen zu beschleunigen und für alle

Unternehmensstandorte im In- und Ausland einheitlich

zu definieren und verfügbar zu machen. Schlanke und

effiziente Prozesse sollten als Web Service die

vollständige und zentrale Urlaubs- und

Abwesenheitsplanung optimieren. Mit der Entwicklung

und konzernweiten Einführung des „Vacation Tools“

durch den Javaspezialisten The Virtual Solution GmbH

kann der internationale Hard- und Softwareanbieter

heute alle organisatorischen Anforderungen abdecken,

die eine zuverlässige und transparente

Abwesenheitsplanung mit sich bringt. Rund um den

Globus arbeiten jetzt 2.500 Sun-Mitarbeiter mit der

workflowbasierten Java-Applikation der Münchner

Softwareschmiede. Dabei geht Sun einen weiteren

Schritt, seine organisatorischen Prozesse im

Personalmanagement als Web Service konzernweit zur

Verfügung zu stellen. Das Ergebnis: Weltweit

einheitliche, transparente Prozesse und konsolidierte

Mitarbeiterdaten, die von jedem Standort aus

aufgerufen werden können.

Bei der Beantragung und Genehmigung des

Sommerurlaubs oder eines Auswärtstermins kann ein

Papierformular auf seiner Reise durch das

Unternehmen oft langwierige und verschlungene Wege

gehen. Anträge werden auf dem Schreibtisch des

Vorgesetzten verlegt oder Kollegen, die sich

gegenseitig fachlich vertreten sind beide im Urlaub.

Diese Szenarien waren der verantwortlichen

Mitarbeiterin im Bereich “Payroll“ von Sun

Microsystems Deutschland in ihrem Tagesgeschäft

nicht fremd. Ein isoliertes Verwaltungssystem und die

rasant steigende Mitarbeiteranzahl im In- und Ausland

machte eine effiziente personaltechnische Betreuung

und Koordination unmöglich. Die Notwendigkeit eines

zentralen Werkzeugs zur elektronischen und vor allem

automatischen Unterstützung sämtlicher

Abwesenheitsformulare sowie deren Bearbeitungs-

und Änderungsprozesse lag auf der Hand. Die so

entstandene Forderung nach einer umfassenden und

praxisnahen Workflow-Lösung, die konzernweit als

Service zur Verfügung steht, wurde von The Virtual

Solution mit dem Vacation Tool nach nur viermonatiger

Entwicklungszeit erfolgreich realisiert und ohne

Schulungsbedarf der Mitarbeiter live geschaltet. “Mit

der Lösung von The Virtual Solution haben wir ein

Werkzeug, das alle unsere gestellten funktionalen und

technischen Forderungen vollständig abdeckt und

zudem für jeden Mitarbeiter leicht und flexibel zu

bedienen ist”, so Jürgen Uhlemann, MIS Consultant

Sun Microsystems Deutschland GmbH.

Web Services - Effiziente Organisationsprozesse

für den weltweiten Einsatz

Seit dem Abschluss des DACH- und MEDI/MEA-weiten

(Mediterranean, Middle East and Africa) Rollouts der

Java-Applikation im Februar 2002, greifen 2.500 Sun-

Mitarbeiten direkt und weltweit auf die

Softwarefunktionalitäten des Vacation Tools zu – von

der elektronischen Antragsstellung, Prüfung und

Genehmigung über persönliche und abteilungsweite

Urlaubskonten und Jahresplanungen bis hin zum

Reporting. Dabei werden die entsprechenden

Mitarbeiterdaten aus den Auslandsniederlassungen

und Tochtergesellschaften der 11 Länder konsolidiert

und zentral auf Sun-Solaris Servern in Griechenland

und Deutschland verwaltet. Rund um den Globus

erfassen heute die Mitarbeiter des High-Tech-Konzerns

ihre Anträge elektronisch in der jeweiligen

Landessprache – egal ob allgemeiner Jahresurlaub,

Sonderurlaub für den privaten Umzug oder den

Mutterschutz, auswärtige Kunden- und Messetermine

oder Krankheitsfälle. Durch die im System hinterlegte

Organisations- und Berechtigungsstruktur des

Konzerns werden die verschiedenen Anträge

automatisch an den zuständigen

Personalverantwortlichen zur Prüfung, Freigabe oder

eventuellen Änderung weitergeleitet. Auf persönlichen

Urlaubskonten werden für jeden Mitarbeiter die

aktuellen Stati der beantragten, genehmigten oder

abgelehnten Anträge sowie der verbleibende

Urlaubsanspruch übersichtlich und nachvollziehbar

verwaltet. Zur sinnvollen Jahresplanung und

Vertreterregelung stehen dem

Abteilungsverantwortlichen neben den einzelnen

Urlaubskonten auch abteilungsweite Abwesenheits-

und Urlaubskalender zur Verfügung. So ist er

beispielsweise im Fall eines Urlaubantrags jederzeit in

der Lage, den persönlichen Jahresanspruch des

jeweiligen Mitarbeiters zu überprüfen und den

gewünschten Urlaubszeitraum mit der Abwesenheit

von Abteilungskollegen abzugleichen. Zudem hat er

die Möglichkeit, unterschiedliche Anträge nach ihrer

Prüfung “gesammelt“ zu genehmigen.

Umfassende Funktionalitäten für das Reporting

informieren sowohl den Mitarbeiterverantwortlichen als

auch die Personalabteilung in der

Unternehmensverwaltung über unternehmensweite,

niederlassungs- oder abteilungsspezifische

Urlaubszyklen und –arten sowie über verbleibende

Restansprüche der einzelnen Mitarbeiter. Diese

Auswertungen erlauben zum Jahresabschluss die

korrekte Ausweisung von Resturlauben und die

zuverlässige Bilanzierung von Urlaubsrückstellungen.

Die Verwaltung und Anpassung der Softwarelösung

erfolgt einfach und flexibel über entsprechende

Konfigurationsmasken. Der zuständige Administrator

definiert die grundsätzlichen Ansprüche und

Eigenschaften eines Mitarbeiters gemäß seinem

Arbeitsvertrag wie beispielsweise Urlaubstage, die

Abteilung und den zugehörigen Unternehmensbereich

sowie die länderspezifischen Feiertage der jeweiligen

in- oder ausländischen Niederlassung. “Der Einsatz

des Vacation Tools erlaubt uns durch fest definierte

und konzernweit verfügbare Prozesse unsere

organisatorischen Geschäftsabläufe um ein Vielfaches

effizienter gestalten\ so Jürgen Uhlemann.

 

Daten

Fachliche Verantwortung:

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Jürgen Uhlemann

Sonnenallee 1

85551 Kirchheim-Heimstetten

Tel.: +49 89 4 60 08-0

Fax: +49 89 4 60 08-2222

Juergen.Uhlemann@Sun.com

www.sun.de

The Virtual Solution Software GmbH

Florian Hoefter

Reitmoorstr. 9

80538 München

Tel.: +49 89 291 651 26

Fax: +49 89 291 651 27

f.hoefter@virtual-solution.de

www.virtual-solution.de

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