Die „Wochenpost“ war in der Vergangenheit

die Hauptstütze für den Informationsfluss

zwischen Innendienst und Außendienst bei

der WILA Leuchten GmbH. Aktuelle Angebote,

Auftrags-Stati, Statistiken, alles in allem ein

Haufen Papier, mit dem der Vertreter

„ruckzuck die Hütte voll hatte“ so Reinhard

Stein von unger services, der Verantwortliche

für die EDV bei WILA. Diese Papierflut zu

beseitigen, um so die Vertriebsprozesse

deutlich effizienter gestalten zu können, das

war eines der wichtigsten Ziele, die man bei

WILA mit der Einführung des Document

Management Systems InfoStore von Solitas

verfolgte. Dazu musste die DMS-Lösung aber

auch eng in die bestehende IT-Landschaft

integriert werden – sowohl in das Notes-

System, über das zahlreiche

Geschäftsprozesse bei WILA abgebildet

werden, als auch in die Module des ERP-

Systems Brain AS.

WILA steht für intelligente Lichtlösungen in

der Arbeitswelt. Diese erhellen ganze

Gebäude und können je nach Tageszeit und

den individuellen Bedürfnissen gezielt

gesteuert werden.. Hier hilft WILA weltweit

auch bei der Realisierung anspruchsvoller

Projekte und sorgt für die entsprechende

Beleuchtung etwa im Royal Opera House im

Londoner Stadtteil Covent Garden, im

DaimlerChrysler Technologie-Zentrum in

Sindelfingen oder im Luxuskaufhaus Prince’s

Garden in Hongkong. Entsprechend komplex

gestaltet sich der Vertriebsprozess bei WILA.

Schon bevor „das erste Bauschild“ gesetzt ist,

beginnt die Aufgabe des Außendienstes. Er

schafft die ersten Kontakte, eruiert die

Anforderungen und macht

Lösungsvorschläge. Über die Ausarbeitung

des ersten Angebots gelangt der Vorgang

dann zum Innendienst, der ab diesem

Zeitpunkt die Kommunikation mit den

Bauträgern und Architekten weiter koordiniert.

Eine Aufgabe, die sich je nach Projektgröße

durchaus über Wochen und Monate ziehen

kann. Hier jeweils den aktuellen Überblick zu

behalten, war für den Außendienst bislang so

gut wie unmöglich und allenfalls im

wöchentlichen Rückblick machbar.

Jederzeit aktuelle Informationen

Der Vertriebsprozess bildete den

Ausgangspunkt für das DMS-Projekt bei WILA.

Im Zentrum stand dabei das Angebot, das

„Schnittstellendokument“ zwischen Außen-

und Innendienst. Statt wie bislang auf dem

Stapel für die „Wochenpost“ zu landen,

werden diese Angebote, aber auch alle

anderen kundenrelevanten Dokumente, die

mit dem Vertriebsmodul von Brain AS bei

WILA erzeugt werden, automatisch indiziert

und landen direkt im Archiv. Sie werden dort

aber nicht nur einfach als Spooldatei abgelegt

und archiviert. Jede Nacht werden die neu

aufgelaufenen Dokumente automatisch in

das PDF-Format konvertiert und über einen

Notes-Agenten im Notes-basierten

Vertriebsinformationssystem für den

Außendienst verfügbar gemacht. Statt einmal

wöchentlich haben die WILA-Vertreter auf

diese Weise nun täglich aktualisierte

Informationen zur Verfügung und im Dialog

mit dem Kunden stets den Zugriff auf das

Originaldokument, genau in der Form, wie es

dem Kunden auf Papier vorliegt. Und das

auch von auswärts, denn der Zugriff

funktioniert auch über das neu installierte

VPN (Virtual Private Network). InfoStore als

Anwendung bleibt dabei dezent im

Hintergrund, denn die Anwender bedienen

das DMS direkt via Notes (im Außendienst)

und via Brain AS (im Innendienst). Für

Mitarbeiter ist das Document Management

damit lediglich eine Erweiterung „ihrer“

gewohnten Anwendung. Und vor allem eine

Arbeitserleichterung. So hat man bei WILA

ausgerechnet, dass die Einführung des

Archivs den Aufwand für die Ablage von

insgesamt 2.860 Stunden auf 715 Stunden

reduziert. Noch deutlicher sinkt der Aufwand

für die Recherche in Dokumenten, von früher

mehr als 1.900 Stunden auf künftig knapp

160 Stunden.

Die „nahtlose“ Integrationsfähigkeit von

InfoStore in die bestehende Systemlandschaft

und die damit weitaus effizientere Gestaltung

des Vertriebsprozesses war aber nur eine der

Anforderungen, die WILA an das Document

Management hatte. Denn es war ein ganzes

Bündel von Überlegungen, die dazu führten,

das Thema „DMS“ als eines der

strategischen IT-Themen im Hause WILA

aufzubauen. Dass man damit auch den

gesetzlichen Anforderungen der neuen

Abgabenordnung genüge tun konnte, geriet

darüber fast zu einem Nebenthema, und die

Anbindung an die Finanzbuchhaltung war

eine selbstverständliche Voraussetzung.

Vom Archiv über den Content zum „Wissens-

“Management

Eine wesentliche Überlegung bei der

Produktauswahl war, dass man bei WILA

entwicklungsfähig bleiben und deswegen das

Thema „Dokumente und Inhalte“ ganz

bewusst und in einer sinnvoll aufeinander

abgestimmten Weise angehen wollte.

Grundbaustein war die Archivierung und

darauf aufbauend das Document

Management. Sie bilden das Rückgrat für die

Verwaltung und die Ablage der Dokumente,

aber auch für den schnellen Zugriff darauf,

wenn diese im Arbeitsalltag benötigt werden,

etwa im Dialog mit dem Kunden. „In der Folge

geht es uns aber vor allem auch um die

Inhalte, um das, was in den Dokumenten

steht,“ so Reinhard Stein. Die logische

Entwicklung für ihn heißt deswegen im

nächsten Schritt Content Management, um

schließlich den Content, also die Inhalte,

sinnvoll miteinander zu verknüpfen und so

letztendlich auch „Wissensmanagement“

betreiben zu können. Gerade in der engen

Integrationsmöglichkeit zwischen InfoStore

und Notes sieht er deswegen einen großen

Vorteil, da so die Inhalte bereichsunabhängig

und ablauforientiert überall im Unternehmen

zur Verfügung gestellt werden können.

Konsequent wird das System deswegen jetzt

um einen Prozessmanager erweitert, der für

die effizientere Steuerung von Abläufen sorgt,

sowie um eine „Licht- und

Leuchtendatenbank“, in der nicht nur

Informationen zu den Produkten hinterlegt

sind, sondern auch zu deren technischer

Anwendung. Informationen, die vor allem im

Vertrieb und bei der Erstellung von Angeboten

benötigt werden. So schließt sich auch hier

wieder der Kreis in Richtung des Document

Management.

Priorität für die Sicherheit

Ein ganz wichtiges Thema in Zusammenhang

mit der Archivierung und dem Document

Management war bei WILA schließlich auch

das Thema Sicherheit. „Im Sinne der

‚Business Continuity’, also der Weiterführung

der Geschäftstätigkeit im Katastrophenfall, ist

es entscheidend, möglichst viele

Informationen elektronisch zu speichern.

Damit stehen sie dem Mitarbeiter im Notfall,

etwa nach einem Brand, auch an anderen

Orten zur Verfügung. Er ist damit also sofort

wieder arbeitsfähig,“ so Reinhard Stein.

Diesem Aspekt des Themas DMS wird seiner

Ansicht nach in vielen Unternehmen bislang

noch viel zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet.

Letztlich, so Reinhard Stein, geht es auch bei

der Auswahl von DMS-Lösungen aber auch

um die fünf Grundregeln für die Auswahl von

Software: die Verfügbarkeit muss garantiert

sein, die Systeme müssen ausfallsicher und

skalierbar sein, sie müssen supportfähig

sein, also leicht zu warten, und vor allem

muss auch das Kosten/Nutzenverhältnis

stimmen. Und das gilt sowohl für die

Funktionalität als auch für den Service. „Auch

hier hat sich InfoStore als die richtige Wahl

erwiesen,“ so Reinhard Stein. „Denn die

Einführung durch den Solitas-Partner Datas

aus Koblenz verlief reibungslos. Während

Datas für die Integration von InfoStore in Brain

AS sorgte, wurde die Notes-Anbindung durch

Solitas selbst realisiert. Wir hatten dennoch

nie das Gefühl, dass wir es hier mit zwei

unterschiedlichen Firmen zu tun hätten.“ Auf

Basis der erfolgreichen Einführung stehen

jetzt bereits weitere Ziele fest. So wird die Zahl

der Anwender von InfoStore in den

kommenden Monaten von anfangs 50 auf

rund 150 steigen. Schrittweise sollen auch

neue Anwendungsgebiete, wie etwa das

Scannen und Archivieren der

Eingangsrechnungen, eingeführt werden.

Und letztlich sollen auch die anderen Firmen

der Unger-Gruppe, zu der WILA gehört, in die

Prozesse miteinbezogen werden.

 

 

 

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