Mit einer Produktion von rund 2,8 Mio

Hektolitern Bier pro Jahr ist die Paulaner-

Gruppe mit Sitz in München nicht nur die

größte Brauerei Bayerns, sie gehört auch zu

den Top-10 in ganz Deutschland. Um bei aller

Größe in Produktion und Vertrieb trotzdem für

buchstäblich “flüssige“ Abläufe zu sorgen,

setzt man bei Paulaner auf Integration. Für

das Rechnungswesen, Vertrieb und Verkauf,

die Produktionsplanung und die Logistik

entschied man sich deswegen für eine

Lösung aus einem Guss: für die COPA-

Branchenlösung auf Basis von SAP R/3. Aber

auch die horizontalen Funktionen wie

beispielsweise das Dokumenten

Management, die in ganz unterschiedlichen

Bereichen des Unternehmens genutzt

werden, sollten vollständig integriert werden.

Die Wahl fiel hier auf InfoStore for iSeries von

Solitas.

Die Themen Archivierung und DMS sind für

Paulaner kein Neuland. Schon in den 90er

Jahren hatte man in München eine

entsprechende Lösung eingeführt und die bis

dahin übliche Mikroverfilmung größtenteils

abgelöst. Während man sich dabei zunächst

auf die Realisierung einer einfachen

Archivierung beschränkte, stiegen die

Anforderungen mit dem Start des R/3-

Projektes zusehends. Grund genug für

Paulaner, sich auch im Dokumenten

Management neu zu orientieren und eine

Lösung zu suchen, die sowohl

entwicklungsfähig als auch in R/3 integrierbar

ist. Und: das DMS musste in die vorhandene

IBM AS/400-Umgebung passen und die AS/

400 bzw. iSeries als Server-Plattform

unterstützen.

Im Fokus: der Lieferschein

Mit elektronischen Dokumenten wird bei

Paulaner vor allem in zwei Bereichen

gearbeitet. Der eine Bereich ist das

Rechnungswesen, wo sowohl die

Ausgangsrechnungen wie auch der

Rechnungseingang auf Papier ins Archiv

überführt werden müssen - der Ausgang

direkt als Spooldatei, der Eingang als

gescannter Beleg, der zur späteren

Identifizierung mit einem Barcode versehen

wird. Der andere Bereich ist die Logistik, über

die tagtäglich tausende von

Getränkelieferungen abgewickelt werden.

Das entscheidende Dokument ist hier neben

dem Ladeschein für das einzelne Fahrzeug

der vom Kunden unterschriebene

Lieferschein, mit dem er den Empfang der

Lieferung quittiert, und auf dem nicht selten

noch Änderungen handschriftlich vermerkt

werden. Er ist das zentrale Dokument, wenn

es darum geht, Reklamationen zu bearbeiten.

Hier schnell und korrekt zu reagieren ist bei

einem kritischen Kunden wie dem

Bierkunden äußerst wichtig. Wie im

Biergeschäft üblich, etwa bei der Bestellung,

erfolgt auch bei der Reklamationsbearbeitung

die Kommunikation in der Regel per Telefon.

Wenn dem Weißbierfreund nun statt des

bestellten Hefeweizens ausgerechnet

Kristallweizen geliefert oder bei der Lieferung

für die Gastwirtschaft das Pils vergessen

wurde, gilt es, rasch zu reagieren. Deshalb

müssen die benötigten Dokumente dem

Kundenbetreuer im Vertriebsinnendienst

schnell am Bildschirm zur Verfügung stehen

und auch nochmals ausgedruckt werden

können. Das Volumen, das hier verarbeitet

werden muss, ist nicht unbeachtlich: rund

2.500 unterschriebene Liefer- und

Ladescheine werden bei Paulaner täglich

gescannt und archiviert, jeder davon mit 2

Seiten. Dazu kommen monatlich rund 5.000

meist mehrseitige Eingangsrechnungen.

Direkt als Spooldatei werden täglich rund

1.800 Ausgangsrechnungen in das Archiv

überführt, sowie etwa 2.000

Vergütungsabrechnungen im Monat.

Dezentraler Zugriff auf zentrales Archiv

Das Dokumenten Management hat bei

Paulaner eine echte Querschnittsfunktion.

Rund 300 von knapp 800 Mitarbeitern

müssen regelmäßig oder gelegentlich auf die

archivierten Dokumente zugreifen - nicht nur

in der Zentrale in München, sondern auch von

den insgesamt 10 Auslieferungsdepots in

Bayern sowie von den Standorten

Rosenheim, Regensburg und Hannover aus.

Entsprechend sorgfältig ging man bei der

Auswahl des Systems vor. Insgesamt fünf

Lösungen wurden eingehend geprüft, zwei

davon gelangten in die Endauswahl. Das

Rennen machte schließlich InfoStore von

Solitas. Und das, obwohl zu diesem Zeitpunkt

der InfoStore ArchiveLink für R/3 erst

angekündigt war. Doch sowohl die

Funktionalität überzeugte, als auch die

Tatsache, dass InfoStore zu den wenigen

Lösungen gehört, die native für IBM iSeries

verfügbar ist. Zudem fiel der

Einführungsaufwand für InfoStore deutlich

niedriger aus, als bei anderen DMS-

Lösungen. Im Vergleich zum SAP-Projekt

verlief die InfoStore-Einführung geradezu

rasant, wie sich Axel Stutz, verantwortlich für

das DMS-Projekt bei Paulaner, erinnert. “Die

Übernahme des alten IBM-Archivs erfolgte in

einem halben Tag, und schon nach zwei

Tagen waren wir vollständig arbeitsfähig.“

Und dies trotz des Umstands, dass das SAP

R/3-Modul Sales & Distribution noch nicht im

produktiven Betrieb war, man also das neue

DMS zunächst noch mit der Altanwendung

fahren musste. “Insgesamt verlief die

Zusammenarbeit mit Solitas absolut

reibungslos“, so Axel Stutz, “und auch die

ArchiveLink-Schnittstelle von InfoStore war in

kürzester Zeit implementiert und

funktionsfähig, obwohl wir hier der

Pilotanwender für Solitas waren. Die

Probleme, die dabei auftraten, waren alle auf

der SAP-Seite zu suchen.“

Die Aufwände, die organisatorischen

Vorgaben für das Dokumenten Management

innerhalb von R/3 abzubilden, lagen im

Vergleich sehr viel höher. Nicht zuletzt

deswegen setzte man bei Paulaner die

Organisation des Archivs zunächst erst

einmal genauso um, wie das im

Vorgängersystem der Fall gewesen war.

Nachdem man jetzt mit sämtlichen R/3-

Modulen endgültig in Produktion ist, werden

nun Schritt für Schritt die weiteren

Optimierungspotenziale des Dokumenten

Managements erschlossen. So soll als

nächstes der Rechnungseingang vom späten

auf das frühe Scanning umgestellt werden,

um dann diese Dokumente workflowbasiert

und völlig papierlos durch das Unternehmen

schicken zu können. Daneben werden auch

weitere Dokumente künftig papierlos

verwaltet, etwa die Bankbelege oder die

Verträge. (Autor: Uwe Pagel)

 

 

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