Das Projekt endete mit einer Punktlandung:

Pünktlich am 14. Juni 2001 spätnachmittags

um 17.30 Uhr war die Euro-Umstellung des

SAP R/3-Systems bei den Gas-, Elektrizitäts-

und Wasserwerken Köln AG (GEW), dem

zweitgrößten kommunalen Energieversorger

Deutschlands, vollzogen. Durchgeführt wurde

es von T-Systems Nova, einer 100%igen

Tochter von T-Systems, und der cronos

Unternehmensberatung aus Münster exakt

innerhalb des geplanten Zeitplans von nur

neun Monaten - obwohl das Projekt eines der

durchaus anspruchsvolleren war. Denn es

galt nicht nur, das R/3-Produktivsystem, mit

dem bei der GEW immerhin rund 1.200

Anwender arbeiten, auf den Euro umzustellen.

In der parallelen Einführung von SAP

IS-U/CCS musste dieses System während

des laufenden Projektes ebenfalls von DM auf

Euro umgestellt werden. Und dazu war es

zusätzlich nötig - obwohl von der SAP nicht

empfohlen – den Euro auch in das

R/3-Entwicklungssystem zu übernehmen.

“Es wurde ab und zu schon spannend“, so

Anton Momber, bei der GEW verantwortlich für

das Gesamtprojekt. Schon eine kleine

Verzögerung hätte unangenehme Folgen

gehabt, von einem Scheitern des Projektes

ganz zu Schweigen. Denn die Planung war

fein abgestimmt und hatte einen engen

Zeitplan. Vor allem auch, um den pünktlichen

Start von SAP IS-U/CCS zu gewährleisten. Der

hatte bei der GEW absolute Priorität, denn das

Vorgängersystem ist nicht eurofähig.

IS-U/CCS muss deswegen bis zum 1. Januar

2002 laufen, für die Abrechnung von rund

650.000 Kunden mit 900.000 Zählern. Eine

Menge, die man auch bei der GEW nicht in

einem Schritt ins System nehmen wollte,

sondern schrittweise in mehreren Phasen von

September bis Dezember 2001. Das Ziel: die

Jahresabrechnung 2001 soll komplett über

IS-U/CCS abgewickelt werden, und das in

Euro.

Erster Schritt: Die gründliche

Vorbereitung

Schon frühzeitig hatte man bei der GEW

begonnen, sich mit dem Euro auseinander zu

setzen. So brachte man ab 1998 ein

komplette Bestandsaufnahme auf den Weg,

welche Systeme wie vom Euro betroffen sein

werden. Eine Untersuchung, die auch den

einzelnen Arbeitsplatz nicht aussparte - und

die von vielen Mitarbeitern erst einmal

skeptisch betrachtet wurde. Schließlich war

der Euro noch fern, und die vielen Listen, die

für die Erfassung ausgefüllt werden mussten,

machten zunächst einfach viel Arbeit, der

Nutzen war für den Mitarbeiter aber noch nicht

recht erkennbar. Doch über ein intensives

internes “Veränderungsmanagement“, über

das die Mitarbeiter nicht nur informiert,

sondern auch aktiv in die Prozesse

einbezogen werden, gelang es, die Mitarbeiter

zu motivieren, und ein umfassendes Bild von

den Anforderungen des Euro an das eigene

Unternehmen zu gewinnen.

Derart gründlich vorbereitet ging es Mitte 2000

an die Ausschreibung, die im September mit

der Auswahl von T-Systems Nova , EZ

Rhein-Ruhr und cronos als

Dienstleistungspartner endete. “Natürlich ging

es bei der Auswahl auch um die Kosten,“ so

Anton Momber. Viel wichtiger jedoch waren

Punkte wie die Erfahrung bei der Einführung

von SAP R/3 und speziell von IS-U/CCS und

vor allem auch die persönliche Kompetenz

der Mitarbeiter der Projektpartner. Schließlich

mussten die 10 externen Mitarbeiter

reibungslos mit den bis zu 25 Mitarbeitern aus

der EDV und den Fachabteilungen der GEW

zusammenarbeiten: Dabei hatten die externen

Mitarbeitern die Verantwortung für die

technische Umsetzung und die Internen für

die inhaltliche Abbildung der Anforderungen in

den Systemen. Und die reibungslose

Kommunikation zwischen allen Beteiligten

war einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

Analysieren, kopieren, analysieren, kopieren

...

“Wer meint, bei einer Euro-Einführung reiche

es, mit einem Faktor von 1,9558 zu

multiplizieren bzw. zu dividieren, der schätzt

das Problem völlig falsch ein“, so Rainer

Grempe, auf Seiten der cronos

unternehmensberatung für das Projekt

verantwortlich. Das Problem ist weitaus

komplexer. So mussten im GEW-Projekt

zunächst sämtliche betroffenen

R/3-Mandanten, sowohl der GEW-Mandant

selbst als auch die der Konzernschwestern

Stadtwerke Köln, Köln Bäder und cNc,

maschinell analysiert werden. Nicht einmal,

sondern immer wieder, je nach Fortschritt des

Projekts. Und weil die entsprechenden

R/3-Werkzeuge nicht nur Hinweise auf den

Euro liefern, sondern generell das gesamte

System auf Inkonsistenzen überprüfen,

wurden allein diese Analyseläufe zu einem

Musterbeispiel dafür, wie wichtig eine

reibungslose Kommunikation und ein

effizientes Informationsmanagement sind.

Denn die Analysen lieferten plötzlich eine

unerwartete Menge an Fehlermeldungen.

Meldungen, die nicht unbedingt etwas mit

dem Projekt zu tun hatten. Die Laufzeiten der

Analysen waren entsprechend lang, und die

Arbeiten, die nötig wurden, um die entdeckten

Inkonsistenzen zu beheben, deutlich

aufwendiger als geplant. Um den laufenden

Betrieb nicht zu gefährden, wurden die Läufe

jeweils auf einem Testsystem durchgeführt,

auf das die Daten aus den unterschiedlichen

Produktivsystemen kopiert wurden: aus den

unterschiedlichen Mandanten ebenso wie aus

dem Entwicklungssystem, das ja für die

Einführung von IS-U/CCS benötigt wurde.

Während die gewonnenen Erkenntnisse, vor

allem auch die über die Inkonsistenzen im

System, dann im Produktivsystem umgesetzt

werden mussten, wurde parallel die

IS-U/CCS-Einführung mit der

Euro-Umstellung synchronisiert. Auch hier

mussten wieder und wieder Kopierläufe

gestartet werden, nur mit dem Unterschied,

dass jedes Mal sämtliche Arbeiten bei der

IS-U/CCS-Einführung blockiert waren, bis die

Ergebnisse zurückgespielt werden konnten.

Riesige Datenmengen mussten so

phasenweise tagesaktuell verschoben,

aktualisiert und angepasst werden, ohne

dass dabei der Überblick verloren gehen

durfte, und ohne den engen Zeitrahmen durch

Koordinationsfehler zu gefährden. Und nicht

genug damit: Während des Projekts mussten

sowohl für SAP R/3 als auch für IS-U/CCS

mehrfach neue Patches eingespielt werden,

was den Abstimmungsaufwand zusätzlich

erhöhte.

Kooperation und Kommunikation – Basis für

den Erfolg

“Die Kommunikation an der Basis hat hier

wunderbar geklappt“, so Regine

Hollerich-Steinert, im Projekt verantwortlich für

die Kaufmännischen Prozesse im R/3-System

der GEW. Denn obwohl der Input an

Informationen plötzlich viel größer war, weil

die R/3-Analysetools eben auch zahlreiche

Informationen über die eigentliche

Euro-Umstellung hinaus lieferten, gelang es

dennoch, den gesamten Input im geplanten

Zeitraum auch zu verarbeiten. Grundlage dafür

war nicht nur die flexible und direkte

Kommunikation zwischen internen und

externen Mitarbeitern, Grundlage war vor

allem auch die reibungslose

Zusammenarbeit zwischen den

GEW-Fachabteilungen und der EDV. “Alles lief

Hand in Hand. Und das ist weder in

Unternehmen unserer Größe noch in

Projekten dieser Größenordnung

selbstverständlich“, so Anton Momber. Für ihn

war das die wichtigste Basis für den

Projekterfolg. Eine EDV-Abteilung, die sich als

echter Dienstleister für das Unternehmen

begreift, und vor allem auch eine “mündige“,

weil Informierte Fachabteilung. Aus Sicht von

Momber ist das ein Erfolg des

“Veränderungsmanagements“, das bei der

GEW bei jedem größeren IT-Projekt praktiziert

wird und inzwischen auch die

Unternehmenskultur insgesamt prägt. “Wenn

Sie den Leuten nur etwas erklären, dann

geschieht nichts in den Köpfen und noch

weniger in den ‚Bäuchen’“, so Christof Coninx,

Pressesprecher der GEW. “Wenn wir die

Menschen aber aktiv in die Veränderungen

einbeziehen, und vor allem auch Taten folgen

lassen, dann können wir unsere Mitarbeiter

wirklich erreichen“.

Kurz vor Abschluss: die

Beinahe-Katastrophe

Nach nur drei Testumstellungen, deutlich

weniger, als gemeinhin empfohlen, ging man

dann am Fronleichnamstag, dem 13. Juni

2001 ans Eingemachte. Den Mitarbeitern war

dieser Termin schon weit im Vorfeld bekannt

gemacht und die Bereitschaft bis zum Abend

des darauf folgenden Sonntags festgelegt

worden. Auch sämtliche betroffenen

Entscheidungsträger standen Gewehr bei

Fuß. Nachdem am ersten Tag alles glatt lief,

und alle innerlich bereits aufatmeten, dann

am Freitagmorgen der Schock: In den

Systemläufen war über Nacht eine

Registrierungstabelle in der

Oracle-Datenbank übergelaufen. Sämtliche

Läufe waren daraufhin abgebrochen worden.

Ein Phänomen, das in keinem der Testläufe

aufgetreten war und mit dem auch keiner

gerechnet hatte. Schließlich ist die GEW mit

zwei Sun Enterprise 6500-Servern und

ausreichend Speicherplatz nicht gerade

schlecht ausgestattet. Auch ein

krankheitsbedingter Ausfall des

Basisbetreuers konnte den Projekterfolg nicht

verhindern. Durch den schnellen Einsatz

eines Ersatzmannes war die gesamte

Umstellung um 17.30 Uhr unter Dach und

Fach. Alle Beteiligten konnten das

wohlverdiente Wochenende geniessen.

weitere Informationen:

cronos unternehmensberatung GmbH

Herr Rainer Grempe

Weseler Strasse 539

D-48163 Münster

Telefon: +49 (251) 39966-0

Telefax: +49 (251) 39966-999

E-mail cronos@cronosnet.de

www.cronosnet.de

T-Systems Nova GmbH

 

Entwicklungszentrum Rhein-Ruhr

Frau Margrit Heller

Ruhralle 307-3011

D-45136 Essen

Telefon: +49(2 01)8 07-23 01

E-mail: margrit.heller@t-systems.de

www.t-systems.de