„Als Logistik-Dienstleister muss man heute weitaus mehr tun, als nur

eine Ware von A nach B zu transportieren. Ganz wichtig ist vor allem

auch der Transport von Informationen,“ so Karl-Heinz Maas, Leiter der

Informationstechnologie bei BIRKART GLOBISTICS mit Hauptsitz in

Aschaffenburg. Zu einem zentralen Instrument für die Bereitstellung

dieser Informationen ist bei Birkart das Dokumenten Management

geworden. Mit InfoStore von Solitas hat man sich hier eine Plattform

aufgebaut, über die Dokumente und Informationen aus den

unterschiedlichsten Quellen gesammelt, verwaltet und wieder verteilt

werden – sowohl intern an die Mitarbeiter als auch extern an die

Kunden. Auf diese Weise konnten viele Prozesse nicht nur deutlich

beschleunigt, sondern vor allem auch vereinfacht werden.

 

„Unser Ziel ist es, Informationen innerhalb eines fest definierten

Zeitrahmens zur Verfügung zu stellen, und das global. Ohne ein

funktionierendes Dokumenten Management geht das nicht,“ fasst Karl-

Heinz Maas die Anforderungen an das Informationsmanagement in

einem international agierenden Logistikunternehmen zusammen.

BIRKART GLOBISTICS ist an über 100 Standorten auf allen fünf

Kontinenten vertreten. Aus Sicht des Kunden ist der primäre

Informationsbedarf einfach zu formulieren: Er will wissen, wo seine

Ware ist, ob sie pünktlich geliefert wird oder ob sie sich verspätet.

Diese Informationen möchte er wenn möglich auf Knopfdruck haben –

und verbunden mit dem Zugriff auf die dazugehörigen Dokumente. Aus

Sicht des Logistikunternehmens ist das schon schwieriger, vor allem,

wenn man wie Birkart in völlig unterschiedlichen Marktsegmenten tätig

ist. Denn Textillogistik ist etwas ganz anderes als Möbellogistik, und

die Luft- und Seefracht hat wiederum völlig andere Anforderungen.

Dementsprechend groß ist die Vielfalt der bei Birkart eingesetzten

Logistiklösungen und Systemplattformen. Während man im Bereich

Textillogistik eine eigene Lösung entwickelt hat, setzt man in den

anderen Bereichen auf Standardsoftware. Die eingesetzten

Applikationen werden auf den Systemplattformen iSeries, RS/6000,

und Windows2000 unter CITRIX betrieben. Für all diese

Softwarelösungen ist das Dokumenten Management System InfoStore

bei Birkart ein verbindendes Element. Hier werden die Dokumente, die

von den unterschiedlichen Systemen erzeugt werden, abgelegt,

verwaltet und bei Bedarf wieder zur Verfügung gestellt – ebenso die

Belege, die in Papierform eingehen und anschließend gescannt

werden.

Rationalisierung durch papierlosen Belegfluss

Welche Potenziale das Dokumenten Management erschließt, zeigt das

Beispiel des Speditionsübergabescheins, kurz „SpÜ“ genannt.

Tausende dieser Belege werden bei Birkart täglich produziert. Früher

wurden diese Belege, die die ordnungsgemäße Auslieferung der Ware

dokumentieren, auf Papier gesammelt und in den Dossiers abgelegt.

Bei Kundenanfragen, für deren Beantwortung der SpÜ benötigt wurde,

dauerte es deswegen geraume Zeit, bis der Papierbeleg

herausgesucht war, der Kunde zurückgerufen wurde und dessen

Frage beantwortet werden konnte. Heute muss hier kein Mitarbeiter

mehr Hand anlegen geschweige denn zum Aktenschrank laufen. Der

Kunde holt sich die Information einfach selbst, via Internet. Im Tracking

& Tracing-System, das Birkart zusammen mit den Partnern in der

System Alliance betreibt, findet er alle Informationen zu seiner

Sendung, ob sie noch unterwegs ist, im Umschlaglager oder bereits

ausgeliefert wurde. Und dort kann er im letzteren Fall auch direkt den

unterschriebenen SpÜ einsehen, zur Verfügung gestellt vom

Dokumenten Management, das in das Tracking-System integriert

wurde. All das geschieht vollautomatisch, ohne dass ein Mitarbeiter

von Birkart in irgendeiner Form aktiv werden muss – bei rund 100

Abfragen täglich ist das eine spürbare Entlastung. Der

Speditionsübergabeschein ist nur ein Beispiel dafür, wie sich mit Hilfe

des Dokumenten Managements Prozesse effizienter gestalten lassen.

Der Dreh- und Angelpunkt ist dabei in allen Fällen die Integration des

DMS in die vorhandenen Systeme und Prozesse. „Prozess-Automation

ohne die enge Einbindung des Dokumenten Managements funktioniert

nicht,“ so Mathias Johnson, bei Birkart verantwortlich für das Thema

DMS.

 

Mit dem DMS ständig neue Potenziale erschließen

Eingestiegen war man 1999 bei Birkart in das Thema „DMS“ auf

durchaus klassischem Wege im Rechnungswesen, über die

Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Für Karl-Heinz

Maas ein durchaus sinnvolles Vorgehen, denn „in der Buchhaltung

lernt man, wie Dokumente sauber indexiert und archiviert werden, so

dass alle Vorgänge lückenlos nachvollziehbar bleiben.“ Schon bei

diesem Einstieg war jedoch klar, dass das Dokumenten Management

eng verzahnt mit den Anwendungen arbeiten muss, die die Mitarbeiter

für ihre tägliche Arbeit benötigen. „Es ist nicht sehr produktiv, wenn

man Dutzende von Masken bedienen muss, nur um seine ganz

normale Arbeit zu tun. Der Zugriff auf ein Dokument muss direkt aus

der Anwendung heraus erfolgen können,“ so Karl-Heinz Maas. Schritt

für Schritt wurde auf diese Weise das DMS mit Hilfe von InfoStore

ausgebaut. Der Finanzbuchhaltung folgte im Jahr 2000 der

Speditionsübergabeschein und danach weitere Anwendungsbereiche

– mit teilweise deutlich spürbarem Effekt. „Das Dokumenten

Management ist bei Einführung keine fertige Lösung, sondern vielmehr

ein Mittel, mit dem sich auch in Zukunft immer neue

Rationalisierungspotenziale erschließen lassen,“ so Karl-Heinz Maas.

Ein Beispiel aus der Möbel-Logistik: Hier ist man derzeit in einem

Pilotprojekt dabei, alle internen und externen Dokumente aus

unterschiedlichsten Quellen und Entstehungszeitpunkten automatisch

zu referenzieren und dann integriert zu einem Vorgang gebündelt im

DMS verfügbar zu machen.

 

Das Ziel: alle internen und externen Dokumente zeitnah zu integrieren

„Der Vorteil von InfoStore ist nicht nur, dass sich damit Daten und

Dokumente aus ganz unterschiedlichen Quellen verarbeiten lassen,“

so Mathias Johnson. „Auch der Zugriff auf die Dokumente kann auf

völlig verschiedenen Wegen erfolgen – direkt aus der jeweiligen

Anwendung heraus, via Notes, über das Windows- oder über das

Web-Retrieval. Auf diese Weise wird InfoStore zunehmend zur

zentralen Informationsplattform, die quer durch das Unternehmen

genutzt wird.“ Diese zentrale Funktion wird derzeit weiter ausgebaut.

Ziel ist es, alle Dokumente, die zu einem oder unterschiedlichen

Vorgängen gehören, elektronisch Web-basierend verfügbar zu

machen, von der Rollkarte über die Ladelisten und Borderos bis hin zu

den Zollpapieren, den Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie

etwaigen Bemerkungen. Sämtliche Belege sollen künftig zeitnah

gebündelt und unter der jeweiligen Positionsnummer abrufbar sein. „In

Bezug auf die intern erzeugten Belege haben wir diesen Anspruch in

vielen Bereichen bereits umgesetzt. Die Herausforderung liegt jetzt

darin, auch die externen Belege noch weitergehend in das

elektronische Dokumenten Management zu übernehmen. Denn diese

Prozesse sind zeitkritisch und laufen in der Regel auch über große

räumliche Entfernungen,“ so Mathias Johnson weiter. Um diese

komplexen Anforderungen meistern zu können, muss auch der Partner

etwas vom Ablauf logistischer Prozesse verstehen. „In den letzten

Jahren haben sich viele Software-Anbieter auf das Thema ‚Logistik’

gestürzt, ohne wirklich etwas von der Sache zu verstehen. Deswegen

sollte man bei der Auswahl seines Partners vor allem darauf achten,

dass er Erfahrung auf diesem Gebiet hat. In der Solitas haben wir solch

einen Partner gefunden,“ so die Empfehlung von Karl-Heinz Maas.

 

Autor: Uwe Pagel

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