Schnell buchen, schnell starten, mit diesem Angebot

hat sich die L’TUR Tourismus AG in den letzten Jahren

als Last-Minute-Marktführer in Europa etabliert. Auch

intern achtet der Überflieger aus Baden-Baden auf

schnelle und effiziente Prozesse. Um der Belegflut Herr

zu werden, entschloss man sich deswegen nicht nur für

die Einführung eines Document Management Systems

(DMS). Mit der Integration in das Workflow

Management sollte mit Hilfe des DMS gleichzeitig auch

der Prozess der Rechnungsprüfung abgebildet

werden. Ausgewählt wurde schließlich InfoStore von

Solitas. Und der DMS-Spezialist hatte damit eine

durchaus anspruchsvolles Projekt vor sich. Innerhalb

von fünf Wochen musste das System neben der

Integration zur Workflow-Engine Tasklink von TQS

pünktlich mit dem Umzug des Bereichs Finanz- und

Rechnungswesen in ein externes Gebäude in Betrieb

genommen werden.

Schon das Belegvolumen im Rechnungseingang bei

L’TUR hat es in sich. Schließlich gilt es, eine attraktive

Auswahl an Reisezielen anzubieten, wenn man im

Geschäft mit den schnellen Tickets erfolgreich sein will.

Neben den Premium-Partnern TUI, Lufthansa und

Condor arbeitet L’TUR mit weiteren 250 renommierten

Touristik-Marken und Airlines zusammen. Weltweit

vermittelt L’TUR so die Last-Minute-Kontingente von

mehr als 4.000 Hotels und 50 Hotelketten. Das im

Rechnungseingang zu verarbeitende Resultat dieser

Zusammenarbeit liegt bei über 1.000 Rechnungen

täglich. Früher wurden diese Rechnungen manuell

erfasst, verteilt, von den jeweils Verantwortlichen

freigegeben und schließlich zur Zahlung angewiesen.

Ein Prozess, den das Rechnungswesen nicht nur aus

Gründen der mangelnden Effizienz dringend

automatisieren wollte. Auch die Ablagelogistik und das

Platzproblem hatten Ausmaße angenommen, die

dringend einer schnellen Abhilfe bedurften.

Manchmal muss es ganz schnell gehen

Den idealen Anlass für eine DMS-Einführung bot

schließlich der geplante Umzug der Abteilung des

Bereiches in ein externes Gebäude, rund 500 Meter

vom Firmensitz entfernt. Ein Pendelverkehr nur für die

Belege, das wäre für L’TUR nicht akzeptabel gewesen.

Daher musste kurzfristig ein Anbieter gefunden

werden, dessen DMS-Lösung im Standard sämtliche

Anforderungen der L’TUR abdeckte –– und dessen

System sich bis zum Stichtag in die vorhandene

Softwarelandschaft integrieren ließ – neben dem

Workflowsystem Tasklink betraf dies vor allem auch

das im Einsatz befindliche SoftM-Rechnungswesen.

InfoStore von Solitas erfüllte alle funktionalen

Vorgaben von L‘TUR und konnte auch schnell

implementiert werden. Nach der Entscheidung Ende

März ging InfoStore pünktlich zum Umzug im Mai in

Betrieb – komplett, mit Integration ins

Rechnungswesen und mit einem funktionierenden

Workflow, der die Rechnungsprüfung L’TUR um ein

Vielfaches beschleunigte. Denn der Belegfluss durch

das Haus erfolgt jetzt elektronisch und völlig papierlos.

Erfolgsfaktor: Mitarbeiter treiben Projekt voran

Eine Besonderheit von L’TUR ist sicher, dass es ein

sehr technologieorientiertes Unternehmen ist. Das war

ein zusätzlicher Erfolgsfaktor für dieses Projekt. Die

Mitarbeiter im Rechnungswesen hatten nicht nur die

Anforderungen an eine DMS-Lösung selbst erarbeitet,

sondern auch das Projekt aktiv begleitet. Entsprechend

hoch war die Motivation und die Akzeptanz, die das

System von Anfang an fand. Mit welcher Kreativität und

mit welchem Pragmatismus dabei vorgegangen wurde,

um eine möglichst wirtschaftliche und gleichzeitig

praxistaugliche Lösung zu entwickeln, zeigt die

\L’TUR-Bildschirm-Lösung\. Das Dokument muss auf

einem Bildschirm darstellbar sein und gleichzeitig

müssen die Mitarbeiter mit den Anwendungen arbeiten,

die zusätzlich benötigt werden. Das Dokument hat in

der Regel Hochformat, die Fenster der Anwendungen

liegen dagegen eher quer auf dem Bildschirm. Bei

L’TUR- behielt man einfach die im Einsatz befindlichen

Bildschirme für die alltägliche Arbeit und stellte einen

zusätzlichen Flachbildschirm daneben – hochkant und

damit speziell für die Anzeige der Dokumente geeignet.

Last-Minute: wohin mit den Tickets?

Eine Besonderheit von L’TUR ist es, dass der Kunde

den L’TUR-Shop in der Regel mit dem Ticket in der

Hand verlässt, anders als in normalen Reisebüros,

bei denen die Tickets normalerweise zugeschickt werden.

Im Last-Minute-Geschäft bleibt dafür aber keine Zeit,

und so ist das Ticket eines der zentralen Dokumente,

wenn es z. B. um Rückfragen geht. Diese Tickets

werden bislang bei L’TUR auf Papier archiviert, und die

knapp 700.000 Tickets, die die rund 130 L’TUR-Shops

jährlich ausstellen, stellen eine erhebliche Menge dar.

Daher ist die Einführung des DMS eine wichtige

Massnahme, um die Kundenkommunikation effektiver

und schneller zu gestalten. Genau wie bei den

Rechnungen werden diese Tickets zukünftig

elektronisch verarbeitet, und anschließend archiviert.

Der Vorteil: die Informationen stehen an allen L’TUR

Standorten nicht nur in Baden-Baden zur Verfügung, sondern

beispielsweise auch im L’TUR-Call-Center in Freiburg.

Internet und Multimedia: neuer Umgang mit

Dokumenten

L‘TUR hat aber bereits auch Ideen für weitere

Einsatzmöglichkeiten von InfoStore.Schon heute ist L‘TUR eine

typische Multichannel-Company, die Last Minute Angebote

werden sowohl über Shops als auch online, über Fax

oder über Telefon angeboten. 2001 wurden erstmals

über 100.000 Tickets über das Internet abgesetzt. Das

Thema DMS wird sich künftig nicht mehr nur auf die

klassischen Anwendungsgebiete etwa im

Rechnungswesen beschränken lassen. Document

Management ist ein Instrument, mit dem sich zahlreiche

Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten lassen.

Autor: Uwe Pagel

Weitere Informationen:

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