Gehandelt werden am Stammsitz von

Dallmayr in der Dienerstrasse, gleich hinter

dem Münchner Rathaus, Spezialitäten aus

aller Welt. Mit Obst und Gemüse, Wein, Tee

und Kaffee und anderen erlesenen

Lebensmitteln hat sich das Münchner

Traditionshaus in mehr als 300 Jahren zu

einer der ersten Adressen in Deutschland

entwickelt, wenn es um Delikatessen geht.

Entsprechend bunt und vielfältig geht es bei

den Lieferantenrechnungen aus aller Welt zu.

Da gibt es nichts, was es nicht gibt: von klein

bis groß, von schwerem Papier bis zu zarten

Durchschlägen in den unterschiedlichsten

Qualitäten - und das alles muss archiviert

werden. Seit Mai 2001 setzt Dallmayr dabei

auf InfoStore von Solitas, eingeführt vom

Münchner DMS-Spezialisten Scheuchl &

Partner. Nicht nur die Anforderungen des

Einzelhandels mussten dabei abgebildet

werden. Hinter der weltberühmten Fassade

laufen auch die Fäden des

Kaffeegroßhandels zusammen, der 1985 als

Alois Dallmayr Kaffee OHG ausgegliedert

wurde und sich seitdem zum fünftgrößten

Kaffeeröster Deutschlands entwickelt hat.

Entscheidend bei der Auswahl des Document

Managements war für Ismet

Karamehmedovic, verantwortlich für

Organisation und Informatik bei Dallmayr, die

Integrationsfähigkeit des Systems. Nicht nur

mit den Anwendungen des

Rechnungswesens musste die Lösung

zusammenpassen, auch die Integration in die

individuell entwickelten Lösungen für die

Warenwirtschaft, die Logistik und die

Fakturierung musste mit dem neuen System

einfach zu realisieren sein. Und: die neue

Software sollte die AS/400 als Server-System

direkt unterstützen. „Alle Anforderungen

zusammen erfüllten nur wenige der Systeme

auf dem Markt“, so Karamehmedovic. Eines

davon war InfoStore von Solitas, dass auch

die nötigen Integrationsmöglichkeiten für

die

eigene Software mitbrachte. Dass man sich

beim Rechnungswesen bereits für die

Lösung des Münchner ERP-Anbieters SoftM

entschieden hatte, war ein weiteres Argument

zu Gunsten von InfoStore, da hier eine

Standardintegration zu den

SoftM-Anwendungen zur Verfügung steht. Und

um weitere Synergie-Effekte nutzen zu

können, wurde schließlich die SoftM-Tochter

Scheuchl & Partner mit der Realisierung des

Projektes beauftragt.

Im Bereich Archivierung blickt man bei

Dallmayr auf langjährige Erfahrungen zurück.

Schon 1991 wurde eine „elektronische“

Archivierung eingeführt, die technologisch

eine Art „Missing Link“ zwischen der

Mikroverfilmung und dem modernen

Document Management darstellt. Weil 1991

die Scanner-Technologie noch nicht

ausgereift verfügbar war, wurde bei dieser

Lösung eine Spezialkamera eingesetzt,

entwickelt vom 3M und Canon. Mit dieser

Spezialkamera wurden die Dokumente

fotografiert - auf Filmen, die jeweils ca. 3.000

Bilder aufnehmen können. Bei jedem Bild

wurde von der Kamera automatisch jeweils

die Bild- und Filmnummer auf einen DOS-PC

übertragen, wo diese Informationen mit der

jeweiligen Belegnummer ergänzt wurden –

zunächst manuell, später dann mit einem

Barcodeleser, der die Informationen

automatisch vom entsprechenden Aufkleber

auf dem Dokument übernahm. Eine einfache

Einplatzlösung und technisch völlig

überholt,

die aber einen entscheidenden Vorteil für die

Einführung von InfoStore brachte. Sämtliche

Strukturen, Indices, die gesamte Organisation

des Document Managements war vorhanden

und konnte eins zu eins übernommen

werden. Die Einführungszeit konnte

deswegen sehr kurz gehalten werden: nach

der Installation Ende Januar 2001 wurde der

Parallelbetrieb schon am 1. April

aufgenommen, das Altsystem wurde einen

Monat später endgültig still gelegt.

InfoStore selbst war schnell einsatzbereit.

„Das System lief schon nach wenigen Tagen“,

erinnert sich Ismet Karamehmedovic. Weil

man auf die vorhandenen Strukturen

aufbauen konnte, hielt sich auch der Aufwand

für die Einrichtung des Systems absolut in

Grenzen. Belegarten, Indices,

Berechtigungen, sämtliche Strukturen und

organisatorischen Vorgaben wurde ohne

Änderungen aus dem Vorgängersystem

übernommen. Über die Standardintegration

zu SoftM lief die Anbindung der

Finanzbuchhaltung ebenfalls nach nur kurzer

Zeit. Als besonders effizient empfand Ismet

Karamehmedovic dabei die Betreuung durch

die SoftM-Tochter Scheuchl & Partner. „Da die

Mitarbeiter im Projekt sowohl etwas von der

eingesetzten Finanzbuchhaltung als auch vom

DMS-System verstanden, konnten alle

auftretenden Fragen sofort beantwortet

werden“. Auch die Anbindung der

Warenwirtschaft und Logistik an InfoStore

sowie die Integration der insgesamt zwei

Fakturierungssysteme, die in den zwei

angeschlossenen Dallmayr-Gesellschaften

eingesetzt werden, gelang ohne weitere

Probleme. Diese Integration wurden von der

EDV-Abteilung selbst realisiert und konnte

ebenfalls bis zum Start des Parallelbetriebs

abgeschlossen werden. Besonders wichtig

war für Karamehmedovic hier die Möglichkeit,

mit InfoStore auch Daten im PCL5-Format

verarbeiten zu können, also die Verarbeitung

der Original-Druckdatei für die Archivierung,

inklusive der grafischen Informationen, wie

Logo, Schrift etc. „Ich wollte auch beim

Archivieren der Spool-Dateien den

‚Originalbeleg’ im Archiv haben, genau so, wie

ihn der Kunde auf Papier erhalten hat“, so

Karamehmedovic.

Etwas aufwendiger gestaltete sich die

Verarbeitung der Belege über den Scanner,

vor allem wegen der schon beschriebenen

Vielfalt an Formaten und Papierqualitäten.

Standard-Scanner kamen hier deswegen

nicht in Frage. Schließlich entschied sich

Dallmayr für eine Lösung von Panasonic, die

nicht nur Formate bis DIN A3 verarbeitet,

sondern neben dem automatischen

Papiereinzug auch als Flachbettscanner

funktioniert. So können auch „widerspenstige“

Belege verarbeitet werden, die sich dem

automatischen Einzug widersetzen.

Manchmal trauern die Mitarbeiter und

Mitarbeiterinnen aber auch noch der alten

Lösung mit dem Fotoapparat nach, denn da

gab es diesen Fall schlichtweg nicht. Da legte

man den Beleg unter das Objektiv, löste mit

einem Fußschalter aus und hatte das

Dokument „im Kasten“. Den Komfort eines

automatischen Belegeinzugs will auf der

anderen Seite aber auch niemand mehr

missen.

Eingeführt wurde InfoStore zunächst in der

Finanzbuchhaltung auf 15 Arbeitsplätzen. Hier

wird nicht nur die Alois Dallmayr KG betreut

und damit das traditionelle

Einzelhandelsgeschäft, sondern auch der

Kaffeegroßhandel, der in der Alois Dallmayr

Kaffee OHG angesiedelt ist.

Sowohl im Kreditorenbereich als auch bei den

Debitoren werden sämtliche relevanten

Belege zentral archiviert, von der Bestellung

bis zum Lieferschein, von der Rechnung bis

zum Zahlungsbeleg. Der Zugriff erfolgt in der

Regel direkt aus der

SoftM-Finanzbuchhaltung, d.h. der Anwender

nutzt InfoStore als erweiterte Funktion des

operativen Systems. Ähnlich sollen künftig

auch die Mitarbeiter aus der Logistik, dem

Vertrieb und der Personalabteilung mit

InfoStore arbeiten, direkt aus den jeweiligen

Anwendungen heraus. Insgesamt fast 30

Clients werden dann bei Dallmayr InfoStore

benutzen. Daneben ist Ismet

Karamehmedovic aber inzwischen auch ein

begeisterter Anwender des Windows

Retrievals, das einen direkten Zugriff und

universellen Zugriff auf alle Dokumente vom

Client aus erlaubt, und das unabhängig von

der Finanzbuchhaltung.

Ganz elegant löste man das Problem der

Datenübernahme aus dem Altsystem. Da die

Umwandlung des bisherigen Fotomaterials

wegen des Aufwands nicht in Frage kam ,

entschied man sich, die Daten aus dem

Einplatz-DOS-PC einfach als Spoolfiles in

InfoStore zu übernehmen. Und damit stehen

auch die archivierten Dokumente, die vor dem

30.04.2001 erfasst wurden, via InfoStore auf

Knopfdruck zur Verfügung - inklusive der Film-

und der Foto-Nummer. Online hat man damit

die lückenlose Dokumentation aller Belege

zum jeweiligen Geschäftspartner auch über

die letzten Jahre hinweg zur Verfügung. Nur

die älteren Originalbelege muss man sich

nach wie vor persönlich im Archiv ansehen.