Die Gefahren, denen sich Unternehmen aussetzen, weil sie über keine funktionierende E-Mail-Archivierung verfügen, sind vielfältig. Das beginnt bei den Problemen des Datenschutzes, weil Mitarbeiter ihre privaten und geschäftlichen E-Mails nicht trennen, setzt sich fort bei Schwierigkeiten in der Umsetzung von Compliance-Regelungen und reicht bis zu den Anforderungen der deutschen GDPdU, die ausdrücklich auch die Möglichkeit der elektronischen Einsicht in steuerrelevante E-Mails vorsieht. Mit den InfoStore Domino Solutions sorgt Comprendium hier jetzt für mehrt Sicherheit. Die Lösung des Spezialisten für multilinguales Enterprise Content Management Lösung deckt alle Anforderungen an eine effiziente und revisionssichere Archivierung von E-Mails ab, setzt auf den vorhandenen Berechtigungsstrukturen von Notes auf kommt ohne externe Archivsystem oder zusätzliche Server aus.

Im Grunde genommen müssten Unternehmen heute ihren Mitarbeitern sofort verbieten, private E-Mails zu empfangen oder zu versenden, so beschrieb Bernhard Lindgens vom deutschen Bundesamt für Finanzen vor kurzem auf einer Veranstaltung in Hamburg die Problematik des Konflikts zwischen den Bestimmungen des Datenschutzes und der GDPdU. Denn die verlangt, und das kann auf den Internetseiten des deutschen Finanzministeriums nachlesen, eine Archivierung von steuerrelevanten E-Mails: E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden. Aus Sicht des Datenschutzes müssen hier jedoch sichergestellt sein, dass der Zugriff tatsächlich nur auf steuerlich relevante E-Mails erfolgt und nicht etwas auch die gleichzeitige Einsicht in private E-Mails möglich ist. Ein Problem, dass sich nur mit einem System wie den InfoStore Domino Solutions lösen lässt.

Der große Vorteil des systems: die InfoStore Domino Solutions können schnell und ohne großen Aufwand produktiv eingesetzt werden, unabhängig davon ob im Unternehmen bereits DMS-Lösungen oder Archivsysteme implementiert sind. Gleichzeitig können derartige Systeme in weiteren Schritten integriert werden, egal ob es sich dabei um Lösungen aus der InfoStore-Produktfamilie oder um Systeme anderer Anbieter wie FileNet oder IXOS handelt. Nützlicher Begleiteffekt: die Notes-Server können mit Hilfe der Archivierung mit mehr als 90 Prozent entlastet werden

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Comprendium gehört zu den wichtigsten europäischen Anbietern von Lösungen für sprachenübergreifendes Enterprise Document & Content Management. Mit seiner InfoStore-Produktfamilie deckt Comprendium dabei nicht nur klassische Anwendungsbereiche wie elektronische Archivierung oder DMS ab, sondern bietet mit dem InfoStore Translator und der multilingualen InfoStore Content Suite die Möglichkeit, Dokumente, Inhalte und Informationen über Unternehmen, Sprachen und Systemplattformen hinweg zusammenzuführen und damit nutzbar zu machen. Comprendium entstand im April 2002 aus dem Zusammenschluss dreier Unternehmen, die sich seit mehr als zehn Jahren mit den Themen Document Management & Workflow, Content & Application Integration sowie mit linguistischen Technologien beschäftigen. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 120 Mitarbeiter an den Standorten London, Buchs (CH), München, Wien, Paris und Barcelona. Insgesamt setzen heute mehr als 800 Unternehmen auf Lösungen von Comprendium.