Wie die Briefkastenanlage einmal aussehen

soll, kann man schon unmittelbar nach

Eingang der Anfrage erkennen. Die

CAD-Zeichnung entsteht im Vertrieb

automatisch am Bildschirm, nach Eingabe

aller erforderlichen Kenngrößen. Und: sie ist

damit fester Bestandteil aller daraus

abgeleiteten Dokumente, vom Angebot bis

zum Fertigungsauftrag. Die Verarbeitung

dieser CAD-Daten im IPDS-Formats war

deswegen eine der wichtigsten

Anforderungen bei der Einführung des

Document Management Systems InfoStore

bei der Erwin Renz Metallwarenfabrik GmbH &

Co. KG in Kirchberg/Murr. Gleichzeitig wurde

die Lösung des DMS-Spezialisten Solitas

aber auch in sämtliche Prozesse der

Materwirtschaft und des Rechnungswesens

integriert, von der Anfrage bis zum

Lieferschein, vom Fertigungsauftrag bis zur

Rechnung.

Briefkasten ist nicht gleich Briefkasten, die

Variantenvielfalt bei Renz, dem Marktführer für

Briefkastenanlagen in Europa, ist enorm.

Ganze fünf Prozent der Produktion sind

standardisierte Produkte, der Rest wird

kundenindividuell gefertigt - von der

Briefkastenanlage für den Wohnblock, über

Sicherheitsbriefkästen für Autowerkstätten

oder öffentliche Einrichtungen bis zum

„Designer“-Briefkasten nach Vorgaben des

Architekten. Erstellt werden diese Varianten

mit dem Variantenkonfigurator, einer

individuell für Renz entwickelten Lösung. Über

das integrierte Autocad-System entstehen die

CAD-Zeichnungen weitestgehend

automatisch, schon bei der Erstellung des

Angebots durch den Sachbearbeiter im

Vertrieb. Diese Zeichnung ist dann der Dreh-

und Angelpunkt bei der Weiterverarbeitung der

Dokumente. Sie muss auf Knopfdruck zur

Verfügung stehen, etwa wenn der Kunde

anruft und Fragen zu den Details der

Ausführung hat. Aber auch in der Fertigung,

denn bei einem Durchsatz von rund 6.000

Fertigungsaufträgen täglich kann man sich

Verzögerungen durch Unklarheiten nicht

leisten. Die CAD-Zeichnung ist deswegen

integraler Bestandteil vieler Dokumente. Und

genau das war das Hauptproblem: diese

Daten, die im AS/400-spezifischen

IPDS-Format vorliegen, konnte zunächst kein

Document Management System verarbeiten.

Erst mit InfoStore gelang es, die CAD-Grafiken

in die Dokumente zu integrieren und damit

auch im Archiv verfügbar zu machen.

Auch sonst wollte man sich bei Renz nicht mit

halben Sachen zufrieden geben. Ziel war es,

die DMS-Lösung in alle relevanten

Geschäftsprozesse einzubinden, auch

softwaretechnisch. Zum einen musste

InfoStore hier in die individuell entwickelten

Anwendungen der Materialwirtschaft und des

PPS-Systems integriert werden, zum anderen

wurde das Intregrationsmodul für die

DKS-Finanzbuchhaltung von der IBM genutzt.

Auch in die elektronische Kommunikation

wurde InfoStore integriert, beispielsweise für

den Versand der Dokumente per eMail oder

Fax. Schließlich ging es nicht in erster Linie

darum, das Papier abzuschaffen, sondern die

Geschäftsprozesse bereichsübergreifend zu

optimieren.

Das Projekt begann ganz klassisch mit der

Analyse der bestehenden Abläufe, bevor es

an die Auswahl des Systems ging. Nicht nur

sämtliche Bereiche mussten dabei betrachtet

werden, auch die verschiedenen Standorte in

Deutschland, von den

Vertriebsniederlassungen bis zum Zweigwerk

im sächsischen Döbeln. Denn auch die

mussten in das Document Management

eingebunden werden. Zwischen den

Auswahlprozess und den „Roll-Out“ des

Systems in die Bereiche und Standorte

schaltete man zusätzlich eine Testphase, in

der die wesentlichen Abläufe abgebildet

wurden. Nicht nur, um das System auf seine

Funktionalität zu prüfen, sondern auch um

weitere Optimierungen der Prozesse zu

realisieren. Besonders zufrieden war Martin

Ebinger, Leiter IT/Organisation bei Renz,

schon zu diesem Zeitpunkt mit der

Kommunikation zum Hersteller Solitas.

„Sowohl bei der versprochenen Funktionalität,

als auch bei den Terminabsprachen und den

vereinbarten Kosten hielt sich Solitas exakt an

die Vereinbarungen“, für ihn mit ein Grund

dafür, dass das Projekt bislang absolut

termingerecht und erfolgreich verlaufen ist. So

ging als erster Bereich im Januar 2001 der

Vertrieb mit InfoStore „in Produktion“, und das

gleichzeitig am Sitz in Kirchberg, in den

größeren deutschen

Vertriebsniederlassungen sowie im

Zweigwerk Döbeln. „Richtig erschrocken

waren wir über die Akzeptanz, die das neue

System von Anfang an fand,“ so Annette von

Neubeck und Udo Walter, verantwortlich für

die Einführung von InfoStore. Mit Schulungen

und Mitarbeiterhandbüchern hatte man die

Einführung zwar vorbildlich vorbereitet. Was

man aber nicht erwartet hatte, war, dass viele

Mitarbeiter das System von Beginn an

vollständig nutzten, und die für die

Einführungsphase parallel vorgesehene

Möglichkeit der Ablage in Papierform

schlichtweg ignorierten.

Im ersten Halbjahr 2001 folgten dem Vertrieb

das Rechnungswesen und der Einkauf, so

dass inzwischen alle wesentlichen

Geschäftsprozesse mit Hilfe von InfoStore

unterstützt werden. In weiteren Schritten

sollen jetzt die weiteren Anforderungen in der

Fertigung – hier geht es hauptsächlich um die

Archivierung von Dokumentationen im

technischen wie im organisatorischen

Bereich – sowie der Geschäftsführung mit

InfoStore abgebildet werden. Eins steht für

Martin Ebinger aber schon jetzt fest: Die

Einführung der DMS-Lösung hat sich

ausgezahlt! „Bereits nach einem halben Jahr

sind die Einsparungseffekte spürbar, nicht nur

bei den Papierkosten oder weil wir die

Wartung von vier großen Druckern kündigen

konnten.“ Die Prozesse in den einzelnen

Bereichen liefen heute spürbar effizienter als

früher. Und selbst die Investition in

24-Zoll-Bildschirme für den Vertrieb - damit

die Mitarbeiter dort mit dem Konfigurator

arbeiten und gleichzeitig auch die Dokumente

via InfoStore anzeigen können, ohne scrollen

oder verschiedene Fenster aufrufen zu

müssen - habe sich in Kürze amortisiert.