Hilfestellung bei der Auswahl von ERP-Systemen

versprechen viele. Oftmals ist diese Hilfe aber wenig

objektiv, so die Erfahrung von Michael König, dem

kaufmännischen Leiter der WERMA Signaltechnik GmbH +

Co: „Die Berater kennen in der Regel ein System

besonders gut, und auf das läuft es dann auch hinaus.“

Doch es geht auch anders. Drei Beispiele mittelständischer

Unternehmen zeigen, dass es durchaus möglich ist, den

„ERP-Maßanzug von der Stange“ zu finden, der auf Anhieb

passt. Das Hilfsmittel war in allen drei Fällen gleich: der

SoftwareAtlas der Ulmer GPS Gesellschaft zur Prüfung von

Software mbH. Die Ergebnisse fielen jedoch völlig

unterschiedlich aus: Einmal SAP R/3, einmal Apertum und

einmal proAlpha.

 

„SAP hatten wir ursprünglich gar nicht auf der Liste, das schien uns für unser Unter

nehmen absolut zu mächtig“, Michael König von WERMA

ließ sich deswegen erst nach Diskussionen darauf ein, das

System aus Walldorf überhaupt ins Auswahlverfahren

aufzunehmen. Am Ende machte ausgerechnet R/3 das

Rennen und das mittelständische Unternehmen mit seinen

140 Mitarbeitern führte sämtliche Module in nur 3 Monaten

ein. Rekordverdächtig, aber absolut erklärbar. Denn schon

bei der Softwareauswahl hatte WERMA mit Hilfe des

SoftwareAtlas sichergestellt, dass sämtliche

Geschäftsprozesse allein mit dem Standard von R/3

abgedeckt werden, Anpassungen waren damit unnötig.

Zudem lief das Projekt auch deswegen zügig, weil die

Vorgaben mit dem SoftwareAtlas eindeutig definiert worden

waren. WERMA ist durchaus kein Einzelfall, wie Tobias Hell

vom Nürnberger Textil-Traditionsunternehmen SAHCO

HESSLEIN GmbH & Co. bestätigt. Dort fiel die Wahl auf

Apertum, ein System, „auf das wir ohne SoftwareAtlas

wahrscheinlich gar nicht gekommen wären“, so Hell. Auch

hier verlief die Einführung sehr zügig, weil auf Anpassungen

verzichtet werden konnte. Und beim Blaubeurer

Anlagenbauer centrotherm passte der neue ERP-Anzug mit

proAlpha gar so gut, dass in der Folge eine

Produktivitätssteigerung um rund 60 Prozent verzeichnet

konnte, bei fast der gleichen Personalstärke wie zuvor.

 

Der wichtigste Grund für diese erfolgreichen ERP-

Einführungen liegt sicher im Vorgehensmodell des

SoftwareAtlas begründet. Denn der ist zunächst nichts

weiter als ein Referenzmodell der Geschäftsprozesse

eines Unternehmens. Ein Referenzmodell, das sich

allerdings sehr schnell an individuelle Unternehmen

anpassen lässt, indem man sich die Abläufe aussucht, die

passen, und die aussortiert, die nicht zutreffen. Auf dieser

Basis lassen sich dann die Besonderheiten eines

Unternehmens sehr schnell ergänzen. Ganze drei Monate

dauerte das etwa beim Nürnberger Textilhersteller SAHCO

HESSLEIN, danach waren sämtliche Geschäftsprozesse

im Unternehmen definiert. Die Besonderheit des

SoftwareAtlas: wie auf einer richtigen Landkarte sind die

Abläufe auf einen Blick erkennbar. Im „Westen“ ist der

Einkauf, im „Osten“ der Vertrieb, im „Norden“ liegt das

Rechnungswesen, in der Mitte das Umschlagszentrum der

Materialwirtschaft und im „Süden“ die Fertigung (die im

Modell für den Handel einfach weggelassen wird). Von der

großen Übersicht aus kann man jederzeit in die

Einzelprozesse verzweigen, doch der Aufbau stellt sicher,

dass man sich nicht verirrt und die Zusammenhänge

jederzeit erkennbar bleiben. „Eines der großen Probleme

ist es, dass man in der Regel die eigenen

Geschäftsprozesse noch gar nicht sauber erfasst hat, wenn

es an die Auswahl eines ERP-System geht,“ so Reiner

Schweitzer, der Leiter des Rechnungswesens beim

Anlagenbauer centrotherm. „Das war zunächst auch bei

uns so. Mit dem SoftwareAtlas gelang es aber sehr schnell,

vor allem auch die übergreifenden Prozesse übersichtlich

und transparent darzustellen.“ Ein Vorgehen, das durchaus

positive Nebeneffekte hat, wie Michael König von HERMA

erlebt hat: „Bei uns gab es sehr große Vorbehalte gegen

die Einführung eines ERP-Systems und zahlreiche

Fürsprecher für die Beibehaltung der alten Insellösungen.

Bei der Bestandsaufnahme unserer Geschäftsprozesse, in

die wir sämtliche Führungskräfte einbezogen hatten, wurde

aber sehr schnell transparent, wie wir unsere

Geschäftsprozesse optimieren können und welche Vorteile

ein integriertes System bringen kann.“

 

Ist das Prozessmodell erst einmal fertig, gestaltet sich die

Softwareauswahl sehr einfach. Denn mit dem

SoftwareAtlas für das eigene Unternehmen verfügt man

gleichzeitig auch über ein prozessorientiertes Pflichtenheft,

mit dem man dann recht einfach überprüfen kann, welcher

„Standardanzug“ passt, und bei welchem es zwickt und

hakt. Das Vorgehen war hier in allen drei Fällen identisch.

Jedes Unternehmen bestimmte seine Kernprozesse nicht

nur in einem Bereich, sondern übergreifend über mehrere

Bereiche oder sogar über das gesamte Unternehmen

hinweg. Gegen diese Prozesse wurden nun die

Softwareprodukte gestestet. Jeder Anbieter, der in die

Endauswahl aufgenommen wurde, bekam dazu rechtzeitig

die erforderlichen Informationen, und bei der moderierten

Präsentation wurde nur noch überprüft, ob und wie die

jeweilige Lösung die Prozesse abdeckt. „Da war es dann

ganz einfach, die Spreu vom Weizen zu trennen,“ so Michael

König, denn die Präsentation wurde nicht wie sonst oft

üblich vom Anbieter gesteuert, sondern von der

Problemstellung.

 

Dass der SoftwareAtlas seine Stärken gerade auch bei der

Softwareauswahl zeigt, liegt sicher auch in seiner

Entstehungsgeschichte begründet. Denn entwickelt wurde

er zunächst für die Prüfung und Zertifizierung von

Softwarelösungen. Mit diesem Thema beschäftigt sich die

Ulmer GPS schon seit Anfang der 80-er Jahre. Das

Problem: geprüft wurde in der Regel Funktion für Funktion

mit dem Handbuch in der Hand. Ein mühsames und wenig

aussagekräftiges Verfahren, das vor allem keine Vergleiche

zuließ. Um hier Abhilfe zu schaffen, entwickelte der GPS-

Gründer Werner Schmid ein eigenes Referenzmodell, das

mehrere Anforderungen erfüllen sollte: das Modell eines

Unternehmens sollte auf „ein Blatt“ passen, um die

Transparenz und Übersichtlichkeit sicherzustellen. Dazu

musste das Modell flexibel, schnell anpassbar und

erweiterbar sein. Zudem musste der Aufwand gerade bei

ISO-Zertifizierungen von Softwarelösungen überschaubar

bleiben, denn Softwarehäuser sind selten bereit, dafür

große Summen in die Hand zu nehmen. Und schließlich

wollte Schmid ein Werkzeug schaffen, das nicht nur zum

Testen von Software geeignet ist, sondern ganz allgemein

für Projekte von der Softwareeinführung bis hin zur

Geschäftsprozessoptimierung eingesetzt werden kann.

Und das, ohne dass aufwendige Schulungen und teure

Lizenzen notwendig sind; wie das bei den gängigen

Modellierungswerkzeugen die Regel ist.

 

Mit dem SoftwareAtlas hat er dieses Ziel erreicht. Er wird

heute nicht mehr nur für Softwaretests verwandt, sondern

auch für Softwarevergleiche, wie beispielsweise einen

großen ERP-Vergleich, bei dem 2001 neun ERP-Systeme

auf ihre Prozessabdeckung hin überprüft wurden.

Inzwischen nutzen auch Softwarehäuser das Modell,

sowohl für eigene Präsentationen als auch im

Schulungsbereich. Und auch Unternehmensberater setzen

zunehmend auf den SoftwareAtlas als Werkzeug für ihre

Projekte. Ricardo Mildenberg, Vertriebsbeauftragter der

Steeb Anwendungssysteme GmbH, einer

Tochtergesellschaft der SAP AG, bestätigt die

Praxistauglichkeit des Systems: „Managern, die von einem

ERP-System viel erwarten, aber wenig Zeit für ein

detailliertes Anforderungsprofil haben, empfehle ich den

GPS SoftwareAtlas. Da steht alles drin, in Wort und Bild.“

Ein Urteil, das von den Anwendern, die den SoftwareAtlas in

ihren Projekten verwendet haben, geteilt wird: „Für uns war

der SoftwareAtlas ein ideales Hilfsmittel, um erstmals alle

Prozesse im Unternehmen übersichtlich darzustellen,“ so

Reiner Schweitzer von centrotherm.

 

 

Inzwischen beschränkt sich der SoftwareAtlas nicht mehr nur

auf die „klassischen“ Unternehmensprozesse, sondern

erstreckt sich bis in den „Cyberspace“: „Alle reden von

eBusiness, der Einführung elektronischer

Geschäftsprozesse, die über ein unsichtbares Netzwerk

zusammenhängen. Seit ich den GPS SoftwareAtlas habe,

weiß ich endlich, was damit gemeint ist. Dieser Atlas macht

das alls in einem einzigen Bild sichtbar,“ so Ulrike Gross

von der IBM Global SAP Alliance, Stuttgart. Die Prozesse

des e-Business sind seit dem 20.02.2002 fest in den

SoftwareAtlas integriert. Im Rahmen der Vorstellung dieser

neuen Version wurde übrigens pünktlich um 20.02 Uhr ein

großer eiserner Nagel bei der GPS enthüllt, der das

Zentrum, den „Origin of Cyberspace“ markieren soll. Und so

hat der SoftwareAtlas jetzt auch seinen geografischen

Mittelpunkt.

 

Autor: Uwe Pagel

 

Weitere Informationen:

 

GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software

mbH – Werner Schmid

Hörvelsinger Weg 54 – 89081 Ulm

Telefon +49 731 96657 0 – Fax +49 731

96657 57

info@gps-ulm.de - www.gps-ulm.de

Das Unternehmen:

Die GPS Gesellschaft zur Prüfung von

Software mbH ist seit der Gründung 1985 ein

akk-reditiertes Prüfinstitut für Software. Aus

der Analyse der Risikosituation von Unterneh-

men, die ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe der

Informationstechnik steuern, entstand in den

90er Jahren der GPS SoftwareAtlas als

Referenzmodell für die unternehmensweite

Informa-tionsverarbeitung. Durch Reihentests

mit ERP-Systemen erfolgt zyklisch der

Abgleich des Modells mit dem Stand der

Technik Die GPS ist als Planungs- und

Beratungs- und Serviceunternehmen für

innovative IT-Lösungen tägig.