Sauber geplant und schnell ausgeführt – viele Unternehmen der Energiewirtschaft kämpfen immer noch damit, die Kapazität ihrer Servicetechniker und Einsatzfahrzeuge optimal im Voraus zu planen und gleichzeitig flexibel und vor allem zügig auf ungeplante Störungen zu reagieren. Wie sich dieser organisatorische Spagat durch webbasierte und vernetzte Abläufe bewältigen lässt, das zeigen die Instandhaltungsprofis der Ulmer VISOS GmbH auf der E-world energy & water 2004 in Essen. Im Vordergrund steht dabei zum einen das neue Modul „Arbeitszeiterfassung“ der VISOS Instandhaltungs-Lösung „VI“, mit dem die getätigten Instandhaltungsarbeiten sowie Urlaubszeiten, Krankheitsfälle, Arbeitszeitausgleiche oder Rufbereitschaften aller Mitarbeiter lückenlos verwaltet werden. Darauf aufbauend sorgt das neue webbasierte Modul zur detaillierten „Kapazitätsplanung und -steuerung“ dafür, dass die Servicemannschaft immer optimal ausgelastet ist und keine Über- bzw. Unterkapazitäten auftreten. Auf diese Weise behält das Unternehmen stets den vollständigen Überblick über alle Einsätze. Zum anderen erlaubt das überarbeitete und nun ebenfalls browserorientierte Modul „Störungsmeldung“, ungeplante Wartungs-Ereignisse dezentral via Internet zu erfassen und diese über ein mobiles Empfangsgerät direkt an den Servicetechniker weiterzuleiten, der sich laut Kapazitätsplan in der Nähe befindet.

Ungeplante Störungen können empfindliche Betriebsausfälle nach sich ziehen, vor allem dann, wenn sie nicht zeitnah erfasst und bearbeitet werden können. „Mit unseren neuen VI-Modulen wollen wir zeigen, wie insbesondere dezentral verteilte Strukturen ihre Instandhaltungsprozesse webbasiert und reibungslos abwickeln können. Ist ein Stadtwerk zum Beispiel für den städtischen Bäderbetrieb zuständig, müssen technische Ausfälle in der Badeanstalt direkt vor Ort im System erfasst werden können, damit das Stadtwerk den Fehler ohne Zeitverlust beheben kann“, so Klaus-Peter Rzepa, Geschäftsführer der VISOS GmbH. Als wichtige Datenbasis für diese „mobilen“ Instandhaltungsabläufe verwaltet das neue VI-Modul „Arbeitszeiterfassung“ neben Rufbereitschaften oder Urlaubs- und Krankheitszeiten alle geleisteten Arbeiten. Dabei werden auf Basis der Mitarbeiter-Arbeitszeitprofile aus den Stammdaten die getätigten Arbeiten detailliert beschrieben: von der Kostenstelle und der Kurzbeschreibung des Auftrags bis hin zu den geleisteten Arbeitsstunden und den gewährten Zulagen. Darüber hinaus können sowohl die angefallenen Fahrleistungen inklusive der Kilometerleistung als auch die Einsatzstunden im System gebucht werden. Um mögliche Zeitüberschneidungen oder Falschangaben zu überprüfen, werden bereits erfasste Arbeitsleistungen angezeigt. Anschließend lassen sich die Daten an beliebige Personal- oder Auftragsmanagementsysteme exportieren. Mit dem Modul „Kapazitätsplanung“ können sowohl die Mitarbeiter als auch die Koordinatoren in der Personal- oder Fachabteilung eine transparente Arbeitsvorbereitung umsetzen. Mittels einer webfähigen Oberfläche werden in unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat und Jahr) die Auslastungen der einzelnen Mitarbeiter, Gruppen oder Bereiche in Stunden oder in Prozent angezeigt. Der Anwender hat die Möglichkeit, die Aufträge nach den Stati „eingegangen“, „erledigt“ und „in Arbeit“ zu sortieren und mit Hilfe individueller Kriterien entsprechende Aufträge zu suchen. Bei der Erfassung eines neuen Auftrags erfolgt stets ein Abgleich mit den hinterlegten Arbeitszeitprofilen, um eine Über- oder Unterkapazität zu vermeiden. Diese Kapazitätsplanung lässt sich auch für die Verwaltung der Einsatzfahrzeuge bzw. -geräte anwenden. Die Erfassung und Verwaltung von ungeplanten Ereignissen kann künftig mit dem webbasierten „Störungsmeldungsmodul“ reibungslos abgewickelt werden. Tritt ein Störfall auf, so kann dieser dezentral von jedem Ort aus via Internet erfasst werden, wobei ein entsprechender Störauftrag automatisch in VI erzeugt wird. Die Beschreibung und Klassifikation des Ereignisses wird direkt am Objekt in der zentralen VI-Datenbank erfasst. Für die Abarbeitung der Störmeldung lassen sich verschiedene Vorgehensweisen individuell vorkonfigurieren, wie beispielsweise die Meldung des Alarms an verschiedene Personen. Anschließend wird die Meldung automatisch an den entsprechenden Servicetechniker weitergeleitet – via Email, auf ein mobiles Endgerät oder auch via Sprachausgabe. Durch seine flexible Anpassbarkeit kann das webbasierte Modul zudem für die Auftragserteilung im Haus oder von externen Dienststellen genutzt werden.

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Gegründet am 1. Januar 2001, ist die Ulmer VISOS GmbH spezialisiert auf Organisationsberatung und Geschäftsprozessoptimierung sowie auf die Softwareauswahl, Softwareeinführung und –integration von Unternehmensanwendungen. Im Sommer 2003 wurde die VISOS AG in der Schweiz gegründet. Derzeit betreut die VISOS mit rund 25 Mitarbeitern mehr als 150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neben dem Beratungsangebot entwickelt VISOS, gemeinsam mit dem Tochterunternehmen SWI GmbH, das Softwarepaket VISOS Instandhaltung, das derzeit von 100 Industrieunternehmen und Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft erfolgreich eingesetzt wird.